Keberadaan mesin fotocopy di kantor merupakan elemen penting bagi kelancaran operasional sebagian besar bisnis. Tanpa mesin ini, berbagai kebutuhan seperti pembuatan invoice, surat menyurat, dan laporan-laporan akan menjadi lebih sulit untuk dilakukan.

Memilih perangkat fotocopy yang tepat untuk kantor merupakan keputusan penting yang dapat berdampak pada efisiensi kerja dan pengeluaran perusahaan. Mesin fotocopy yang sesuai akan membantu pekerjaan lebih cepat selesai dan mengurangi biaya operasional. Maka pada artikel kali ini kami akan menguraikan beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan untuk memilih mesin fotocopy untuk kantor.

Mengapa Memilih Mesin Fotocopy yang Tepat itu Penting?

Berikut beberapa alasan pentingnya memilih perangkat fotocopy yang tepat untuk bisnis atau usaha Anda:

Efisiensi Kerja

Perangkat fotocopy yang tepat memungkinkan alur kerja menjadi lebih efisien, dengan kecepatan cetak yang sesuai dan fitur tambahan seperti pemindaian dan pengiriman faks yang berguna.

Penghematan Biaya

Dengan memilih mesin yang sesuai dengan kebutuhan, Anda dapat menghemat biaya operasional dalam jangka panjang, baik dalam hal perawatan, penggunaan toner, maupun konsumsi energi.

Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan dalam Memilih Mesin Fotocopy

Pertimbangakan Keperluan Kantor Anda

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi masalah cetak atau dokumen yang sedang dihadapi pada lingkungan kantor Anda.

• Apakah jumlah karyawan di kantor Anda terus meningkat sehingga mereka harus saling tunggu untuk menggunakan mesin fotocopy, yang berdampak pada produktivitas?
• Apakah Anda memerlukan tambahan atau upgrade mesin fotocopy yang lebih besar kapasitas cetak atau salinannya?
• Apakah Anda memerlukan fitur tambahan, seperti kemampuan untuk menangani cetak atau salin berbagai ukuran kertas, pengoperasian dengan wifi, keamanan akses atau opsi pencetakan dengan finishing tertentu?
• Memahami kebutuhan Anda dengan jelas akan sangat membantu dalam menentukan jenis mesin fotocopy yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

Ukuran Kertas yang Perlu Anda Cetak

Umumnya Mesin fotocopy A4 hanya mampu mencetak pada kertas dengan ukuran letter, legal, postcard, dan amplop, tetapi tidak untuk ukuran 11×17. Jika kebutuhan cetak Anda terbatas pada ukuran-ukuran tersebut, maka sudah cukup dengan memilih mesin A4. Tetapi, jika Anda memerlukan pencetakan pada kertas berukuran 11×17, Anda memerlukan mesin A3, yang mampu mencetak pada kertas 11×17 serta ukuran A4.

Fitur-fitur yang Dibutuhkan

Hadir dengan beragam fitur dan ukuran yang bervariasi, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa perangkat fotocopy yang Anda pilih memiliki fitur sesuai dengan kebutuhan kantor Anda.
Berikut beberapa fitur mesin yang mungkin berguna bagi kantor Anda:

Fitur Multifungsi
Mesin fotocopy multifungsi atau all-in-one mampu melakukan print, scan, copy, dan bahkan mengirim fax dalam satu perangkat saja. Jika kantor Anda membutuhkan berbagai fungsi tersebut, mesin ini menjadi pilihan yang efisien.

Automatic Document Feeder (ADF)
Fitur ADF memungkinkan dokumen disalin secara otomatis tanpa perlu menempatkan setiap halaman secara manual. Hal ini sangat meningkatkan efisiensi operasional di kantor Anda.

Opsi Pengaturan Ukuran Cetak
Mesin fotocopy dengan fitur ini memungkinkan Anda memperkecil atau memperbesar ukuran dokumen, sehingga Anda bisa copy ke berbagai ukuran kertas yang berbeda dari dokumen aslinya.

Ukuran Kertas Non-Standar
Jika bisnis Anda memerlukan penyalinan dokumen di luar ukuran standar (8,5 x 11 inci), ada beberapa tipe mesin yang dapat mencetak pada kertas yang sangat kecil atau sangat besar, mulai dari ukuran amplop hingga lembaran besar.

Kapasitas Drawer Kertas yang Besar
Untuk kantor dengan kebutuhan volume cetak tinggi, mesin fotocopy dengan drawer / laci berkapasitas besar akan mengurangi frekuensi pengisian kertas. Bila sering mencetak dengan berbagai ukuran kertas, pilihlah mesin dengan beberapa drawer untuk menyimpan ukuran berbeda.

Fotocopy Duplex atau Dua Sisi
Fitur ini memungkinkan penyalinan pada kedua sisi kertas, yang membantu mengurangi penggunaan kertas dan meningkatkan efisiensi operasional.

Kecepatan Cetak & Salin

Kecepatan print dan copy mesin fotocopy diukur dalam PPM (pages per minute), menunjukkan jumlah halaman yang dapat dicetak dalam satu menit. Semakin tinggi angka PPM, semakin cepat mesin tersebut bekerja. Pastikan untuk memilih mesin dengan PPM yang sesuai dengan kebutuhan kantor Anda. Jika sering mencetak dokumen dalam jumlah besar, mesin dengan PPM tinggi akan menjadi pilihan yang efisien.

Siklus Kerja Mesin Fotocopy

Siklus kerja atau duty cycle, adalah jumlah maksimum halaman yang bisa dicetak dalam satu bulan tanpa mengalami kerusakan. Misalnya, jika suatu mesin memiliki duty cycle 10.000 per bulan, berarti mesin tersebut mampu mencetak hingga 10.000 halaman per bulan tanpa kendala. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui kebutuhan cetak bulanan kantor Anda sebelum memilih mesin yang tepat.

Itulah beberapa hal yang harus diketahui untuk memilih mesin fotocopy yang sesuai untuk kebutuhan kantor Anda. Masih bingung menentukan pilihan yang tepat untuk kantor atau bisnis Anda? GMC Solusi siap memberikan solusi! Kami menawarkan layanan penyewaan mesin fotocopy dan printer untuk perusahaan dari berbagai merek terkemuka.